Mitä tapahtumatuotanto maksaa?

Hintoihin vaikuttavia tekijöitä

Kuten yllä mainittiin tapahtumia on erilaisia. Meillä on useiden eri tyyppisten tapahtumien järjestämisestä useamman työvuoden verran kokemusta, joka luonnollisesti helpottaa suunnittelua ja sen hinnoittelua. 

Tapahtuman luonne, tavoite ja monimutkaisuus vaikuttavat luonnollisesti myös suunnittelun osuuteen kustannuksista. Yksinkertaisemmat tapahtumat on ammattilaiselle helppo nakki, kun taas monimutkaiset, useista eri elementeistä koostuvat tapahtumat tuottavat kokeneemmallekin suunnittelijalle päänrapsuttelua. Asiakkaanamme et kuitenkaan maksa pään raapimisesta vaan tuloksista ja laadukkaasta esivalmistelusta. 

Esituotanto

Palvelumallimme skaala on joustava, joten hinnoittelemme esituotannon alkukartoituksen pohjalta käytyjen suunnitelmien vaativuusasteen mukaan. Useimmiten meidän projekteissa hintahaitari on 400-1500 euroa. Tämän voi karkeasti myös muotoilla aikamääreeksi 0,5 – 3 työpäivää. Suosittelemme aina, oli kumppanisi kuka tai mikä vain, varaamaan tarpeeksi rahaa esituotantoon, sillä se on tapahtumalle kriittisin työvaihe. Huonosti tehtyä esituotantoa on hankala, jopa mahdoton, kuroa kiinni varsinaisen tuotannon alettua. On myös hyvä huomioida, että osa tuotannon kustannuksista voi ajoittua esituotannon ajalle, esimerkiksi. tilavuokran varausmaksu.

Tuotanto

Tuotannon kustannuksiin vaikuttavat enemmän miten tapahtuma toteutetaan ja millaisilla elementeillä. Kuinka paljon tarvitaan kalustusta, esitystekniikkaa, henkilökuntaa jne. 

Me hinnoittelemme tuotannon aina urakkaperusteisesti, joten hintaan ei pitäisi matkan varrella tulla yllätyksiä, ellei huomioida mahdollisia isompia muutoksia, joita ei oltu sisällytetty tarjoukseen. Näitä tulee aina, eivätkä ne varsinaisesti johdu siitä ettei töitä olisi tehty huolella. Usein tapahtuman rakentuessa mieli saattaa muuttua ja se on täysin ok! Siksi meilläkin osataan tämä hinnassa huomioida, joten pienet muutokset eivät vaikuta useimmiten juuri mitenkään kokonaisuuteen. 

Tuotannossa meiltä on mukana aina tuottaja sekä tarvittava henkilökunta, joka hoitaa tapahtuman rakentamisen ja sujuvan läpiviennin. Purkua unohtamatta. Tuottajan hinta 400-800 euroa päiväkohtaisesta hinnasta ja muun henkilökunnan 200-300 euroa per henkilö. Hintoihin vaikuttaa työpäivän pituuden lisäksi sen ajankohta. Isommat tapahtumat vaativat enemmän henkilökuntaa kuin pienet ja joissain tapahtumissa voidaan tarvita useampi tuottaja tai koordinaattori. 

Hintaesimerkki

Tämähän se teitä eniten kiinnostaa, joten tehdään havainnollistava esimerkki kuvitteellisesta tilaisuudesta, joka on aina niin rakas pikkujoulutilaisuus firman omassa tilassa n. 100 hengelle. Ohjelmassa on ruuan ja juoman lisäksi toimitusjohtajan tervetulosanat, kevyttä taustamusiikkia ruokailun aikana, pelipisteitä sekä bilebändi. 

Esituotanto                                 400 €
Esitystekniikka                         3000 €
Kalusteet                                  1500 €
Catering (cash bar)                 6000 €
Esiintyjä                                    2000 €
Juontaja                                   1500 €
Pelilaitteet                                1200 €
Tuottaja                                      600 €
4 kpl teknikko                          1600 €
6 kpl cateringhlö                     2200 €
Yhteensä:                            19 800 € (alv 0 %)

Tämä on vain yksi hintaesimerkki, mutta kuvastaa ehkä sellaista näppärää hiha-arviota miten kustannukset jakautuvat. 

Me autamme aina ennen tarjousta budjettia koskevissa kysymyksissä, sillä siten saadaan tarjous kerralla oikeaan hintahaitariin, kun määritellään euromääräiset parametrit toteutusta varten. 

Suunnittelun osuus hinnasta

Kuten ylläolevasta listasta nähdään ei esituotannon osuus tässä kohtaa ole kovinkaan suuri kokonaisbudjettiin peilaten. Laskit sen, etkö vain? Me laskimme myös.

2 prosenttia.

Meidän tekemien tuotantojen suunnittelu/valmistelukustannukset ovat olleet 2-6 % luokkaa. Tätä jos peilaa siihen arvoon mitä sillä saa, pidämme hintaa puolueettomasti hyvin edullisena. Kun summaan lisätään varsinainen tuottajan/koordinaattorin työ tapahtuman aikana ja sen jälkeen nousee prosenttihaarukka 4-10 % luokkaan. 

Yhteenveto

Tapahtumatuottajan tai -toimiston käyttäminen ei siis maksa mansikoita, ainakaan meidän kanssamme. Meidän kanssamme tapahtumasi on hyvissä käsissä alusta loppuun ja voimme toimittaa kaiken mitä toteuttaminen vaatiikaan. Palvelumme on asiallista, kiireetöntä ja maksamme kaikille tekijöille asianmukaisen korvauksen tehdyistä töistä. 

Pienempiä tapahtumia varten meillä on Etähelppi-palvelu, jossa voimme auttaa tapahtuman suunnittelussa, mutta toteutuksesta emme voi ottaa etänä koppia. Hinta on edullisimmillaan 50 euroa.