Tarina siitä miten autoimme yllätyssynttärien järjestämisessä.
MIKÄ ETÄHELPPI?
On meidän palvelu, jossa saat suunnitteluapua tapahtumiin etäyhteyksillä. Voimme auttaa ideoinnissa, aikataulutuksessa tai ohjelmatuotannossa. Noin muutamana esimerkkinä nostettakoon esille. Etähelpistä voidaan tarvittaessa siirtyä kevyellä porrastuksella fyysiseen toteutukseen, jolloin otamme vetovastuun tapahtuman toteutuksesta.
Etähelpin perimmäinen idea on kuitenkin palvella auttavana puhelimena, josta saat konkreettisia suunnitelmia, joilla tapahtuman järjestäminen on sujuvaa. Sopii erinomaisesti pienempien tapahtumien järjestäjille, joiden toteutus resursoidaan firman hartiapankista.
Tavoitteenamme on tarjota matalan kynnyksen palvelua, sillä halvimmillaan veloitamme yhden etätuotantotunnin taksan eli tasan 50 euroa (alviton hinta).
CASE JUHA
Kuten aiemmin mainittu, etähelpistä fyysisempään toteutukseen siirtyminen on saumatonta, sillä olemme jo aloittaneet suunnittelut kanssanne, jolloin itse toteutukseen siirtyminen tarvittaessa on helppoa. Näin kävi Juhan tapauksessa.
Autoimme häntä tampereelta käsin sopimalla juhlatilan edustajan kanssa valmistelut, aikataulut roudausten suhteen sekä muut juoksevat asiat. Näistä koostimme Juhalle kootun tietopaketin, josta näkyi mitä on hoidettu ja mitä on sovittu minkäkin tahon kanssa.
Lisäksi toteututimme juhliin Photoboothin pienenä lisämausteena. Photoboothin tarpeet kun löyty meiltä, niin ei tarvinnut Juhan alkaa kameraa ja rekvisiittoja metsästämään.
MITÄ TÄSTÄ SANOO ITSE JUHA
Järjestin omalle avopuolisolleni yllätys 30v juhlia. Haastavaksi tilanteen teki se, että järjestin juhlat toiselta paikkakunnalta täysin etänä. Sain ystävältäni vinkin ottaa yhteyttä Jouniin ja Iinaan.
Olin itse saanut varattua juhlapaikan ja bändin. Juhlapaikan vuokraan kuului myös catering. Tässä vaiheessa Rrevent tuli mukaan, koska yksityiskohtien miettiminen ja järjestäminen useamman sadan kilometrin päästä oli lievästi sanottuna haastavaa. Jounin kanssa soittelimme ja kerroin, minkä tyylistä juhlaa haen, mikä arvio väkimäärästä jne.
Jounilta sain hyvät vinkit, miten aikataulutus kannattaa suunnitella, missä vaiheessa vieraille kutsut ja missä vaiheessa viimeistään vastaukset. Rreventiltä onnistui myös juhlatilan koristelu, myös erityistoiveet ilmapalloista onnistui. Jouni ehdotti myös photoboothia juhliin, jota itse ensin epäröin. Photobooth oli kuitenkin menestys juhlissa. Parempi kun kuuntelee ammattilaista. Itse tila oli järjestelty toimivaksi. Juhlien aikana syötiin buffetista, katsottiin valkokankaalta videoita ja lopuksi vielä soitti bändi. Sain itse mielenrauhan, kun Jouni tiesi millaisen ohjelman haluan ja kertoi puhelimessa, että kaikki onnistuu logistisesti.
Kaiken kaikkiaan juhlat sujuivat erinomaisesti! Itseäni jännitti moni asia, koska en ollut itse näkemässä kaikkia järjestelyitä. Jouni oli sekä konkreettisissa järjestelyissä suurena apuna mutta myös henkisenä tukena rauhoittelemassa, että kaikki sujuu hyvin. Suurempien juhlien järjestämisessä on yllättävän paljon pieniä asioita, joita kannattaa ottaa huomioon. Vahva suositus ottaa RRevent mukaan suunnittelemaan ja toteuttamaan kanssasi mieleenpainuvat juhlat.