Tapahtumatoimiston hyödyntäminen yritystapahtuman järjestämisessä.
Mitä on tapahtumatuotanto?
Tapahtumatuotanto on palvelutuote tapahtumien luomisesta tietylle kohderyhmälle ennalta määrätyn tavoitteen saavuttamiseksi.
Tapahtumia on hyvin monenlaisia ja niissä voi ulkoisesti tarkasteltuna olla hyvin paljon vaihtelevuutta eikä yksikään tapahtuma ole täysin verrattavissa toiseen, edes samankaltaiseen, tapahtumaan. Tapahtumia yhdistää tietty ydinasia. Jokaisella tapahtumalla on jokin tavoite, tarkoitus, jonka vuoksi se ylipäänsä järjestetään. Näitä tavoitteita voivat olla mm. myynnin edistäminen, koulutus ja tiedonjako, markkinointi, elämyksien tuottaminen tai verkostoituminen.
Jokaiselle tapahtumalle ominaista on tavoitteen lisäksi kohderyhmän ja budjetin lisäksi tuotto-odotus. Mitä tapahtumalta haetaan vs. mitä siltä saatiin. Jos tapahtuman tarkoitus on saada myytyä tiettyä tuotetta, on tapahtuman onnistumisen mittarina helppo käyttää myyntilukemia.
Olennaisinta on, ettei tapahtumia järjestetä silkasta tekemisen ilosta, vaan niille määriteltyjen tavoitteiden ja arvonluonnin vuoksi.
Tapahtumatoimisto, tai tuotantoyhtiö, on organisaatio, joka tuottaa asiakkailleen tapahtumien järjestämisessä aina ideoinnista toteutukseen ja tavoitteen määrittämisestä tulosten mittaamiseen tarvittavia keinoja ja työkaluja.
Miten tapahtumatuotanto käytännössä toimii?
Tapahtumatuotannossa jokainen tapahtuma voidaan eriyttää omaksi projektiksi, jolloin sen työstäminen menee jossain määrin yksiin kaiken projektiluontoisen työn suhteen. Karkeasti oiottuna. Pidetään fokus yritystapahtumien tuottamisessa. Otetaan tarkasteluun perinteistäkin perinteisempi esimerkki; firman pikkujoulut. Tavoite: työhyvinvoinnin lisääminen rentouttavalla juhlalla ja mielenkiintoisella ohjelmalla.
Tapahtumaa mietittäessä tulisi huomioida, kuinka yrityksen pikkujouluihin varaamat varat, voitaisiin käyttää mahdollisimman tehokkaasti edellä mainitun tavoitteen (työhyvinvoinnin lisääminen) saavuttamiseksi. Tapahtumatoimiston arvonluonti asiakkaalle on osaamisessa sovittaa oikeat asiat budjettiin ja varmistaa tavoitteiden saavuttaminen tapahtuman osalta. Tapahtumatoimisto voidaan mieltää pääurakoitsijana, joka vastaa projektin toteutuksesta sekä siihen käytettävistä aliurakoitsijoista, tekniikasta, kalusteista, tilasta että tarjoiluista. Tapahtumatoimisto luo konkreettisen tapahtumakokonaisuuden tilaajan tavoitteet ja budjetin huomioiden. Nämä kaksi sanaa; tavoite sekä budjetti ovat avainasemassa tapahtuman tuottamisen aloittamisessa.
Edellä mainittua esimerkkiä hyödyntäen projektipolku voisi kutakuinkin mennä näin:
Tilaaja ja toimittaja kohtaavat aloituspalaverissa, jossa tilaaja voisi määrittää tapahtuman käytännön parametrit, tavoitteen ja budjetit. Tapahtumatoimiston ideana on tuottaa tapahtuman perusrungon lisäksi ohjelmaksi osallistavaa tiimitoimintaa sekä viihdetaitelija. Tapahtumatoimiston vastuulle jää tilaisuuden toteutus kokonaisuudessaan. Alkaa työ sopivien juhlatilojen, esiintyjien sekä aliurakoitsijoiden kartoittamisesta. Suurin osa tapahtumaan liittyvästä työstä tehdään ennen varsinaista tapahtumaa. Tapahtumaan on löydetty sopiva tila, pitopalvelu, kalustaja, tekniikan toimittaja ja esiintyjät ohjelmaa varten. Voidaan aloittaa. Ruoka on lämmintä, juoma kylmää ja kaikilla mukavaa valomerkkiin asti, jolloin tapahtuma päättyy ja juhlatila tyhjennetään tapahtuman jäljiltä.Asiakkaan ja toimittajana välillä pidetään tämän jälkeen loppupalaveri, jossa arvioidaan tapahtuman onnistuminen sekä käydään palautteet läpi.
Miksi käyttää tapahtumatoimistoa?
Lyhyt vastaus: Säästääksesi organisaatiosi resursseja.
Pitkä vastaus: Säästääksesi organisaatiosi resursseja tapahtuman järjestämisen osalta liittyvien töiden sijasta ydinliiketoiminnan pyörittämiseen ja saavuttaaksesi tapahtumasi tavoitteet ammattilaisten täyden tuen ja osaamisen kautta, jolloin tapahtumaan valitaan oikeat ratkaisut sekä toimijat, budjettia ylittämättä.
Saatoit huomata kuinka sanat budjetti sekä tavoite sisältyvät molemmat pitkään vastaukseeni.
Etuna tapahtumatoimiston käyttämisessä asiakkaan suuntaan on myös sujuva kommunikointi tapahtuman sidosryhmien kanssa, kuten pitopalvelu tai tapahtumatekniikan toimittaja. Tapahtumatuottajat osaavat jo tilaisuutta suunnitellessaan hahmotella tarvittavia yksityiskohtia, joita tekniikkaryhmän, pitopalvelun tai kalustajan on hyvä huomioida, jolloin säästytään isommilta sudenkuopilta. Tapahtumatuottaja osaa vastata kysymyksiisi, jotka muuten joutuisit esittämään useammalle eri toimijalle.
Tapahtumatuottaja on avainhenkilö sujuvan ja onnistuneen tapahtuman järjestämisessä.