Miten tapahtuman järjestäminen kanssamme toteutuu?

Alussa on aina idea. Idea tapahtumasta, joka voisi tukea esimerkiksi liiketoimintaanne tai henkilöstön viihtyvyyden lisäämistä. Ideasta toteutukseen matka voi tuntua haastavalta ja silloin on hyvä ottaa mukaan tapahtumatoimisto avuksi. Mielellään meidät, mutta voi se olla joku muukin. Me haluamme auttaa teitä järjestämään parempia tapahtumia, joilla on oikeasti arvoa teille, sidosryhmillenne sekä henkilöstöllenne.

Jokainen tapahtuma on oma projektinsa eikä yksikään tapahtuma ole täysin samanlainen toisen tapahtuman kanssa. Tämä tekee tapahtumien tuottamisesta haastavaa, mutta erittäin mielekästä. Tapahtumatuottajan työ mielletään maailmalla yhdeksi stressaavimmista töistä.

Miten kaikki alkaa?

Ota meihin yhteys. Sivustolta löytyy painikkeita, joiden avulla voit valita mieleisen lähestymistavan. Näitä hyödyntämällä voimme sopia aloituspalaverin joko etänä tai tapahtumapaikalla, jos sellainen on jo valittuna. Älä huoli, mitään ei tarvitse olla valmiina. Me osaamme kysyä oikeat kysymykset, jolla päästään yhdessä alkuun.

Aloituspalaverin jälkeen teemme tarjouksen tapahtuman toteutuksesta yhdessä käytyjen asioiden pohjalta. Selkeissä keisseissä siirrytään hyväksytyn tarjouksen jälkeen suoraan esituotantovaiheesen, jossa tapahtuman valmistelutyöt aloitetaan. Joskus tarjousta voidaan joutua muuttamaan, mutta se on meille täysin ok!

Esituotantovaiheessa me huolehdimme asianmukaisten varausten ja lupahakemusten hoitamisesta sekä varaamme työntekijät sekä alihankkijat tapahtuman toteutusta varten. Vaihe on tärkeä, sillä n. 80 % tapahtumaan tarvittavasta työstä laadun varmistamiseksi tulee tehdä ennen kuin yksikään paku tai rekka ajaa tapahtumapaikan pihaan. Riippuen tapahtuman toteutuksesta ja luonteesta, määritetään esituotannossa deadline, jonka jälkeen tapahtuman suunnitelmiin ei enää tehdä muutoksia. Koska kustannukset alkavat syntyä jo esituotantovaiheessa, laskutamme osan tarjouksen töistä jo tässä vaiheessa.

Rakennusvaihe alkaa esituotannon deadlinen päätyttyä n. viikkoa ennen itse tapahtumaa. Rakentamisen alkaessa aloitamme tapahtuman konkreettiset järjestelyt esituotantovaiheessa määritellyn aikataulun mukaisesti. Myös tähän vaiheeseen tulee varmistaa esituotannossa tarvittava riittävä aika, jotta rakennus sujuu turvallisesti, sujuvasti ja ennen kaikkea kustannustehokkaasti.

Tuotantovaihe alkaa rakennusvaiheen valmistuttua käytännössä heti, sillä tapahtuma alkaa usein about heti kun viimeiset kukat on aseteltu pöydälle ja punainen matto levitetty ovelle. Tuotantovaiheessa me vastaamme tapahtumassa toimivan henkilökunnan koordinoinnista sekä aikataulussa pysymisessä. Tuotanto eli live tai veto, on meille tuottajille mieleisintä aikaa projektissa. Näemme yllättyneen juhlaväen hiljalleen saapuvan paikalle odottamaan mitä elämyksiä heille onkaan tällä kertaa luvassa.

Purku huudetaan, kun viimeinen esiintyjä poistuu lavalta, powerpoint sammutetaan ja juhlavieraat on ohjattu tilasta ulos, joko jatkoille tai kotimatkalle. Purussa tapahtumayhtiö huolehtii tilan saattamiseen siihen tilaan, missä se oli ennen tapahtumaa. Myös purkuun tulee varata riittävä aika.

Tapahtuman jälkeen käymme kanssasi vielä loppupalautepalaverin, jossa käymme läpi tapahtuman onnistumisen sekä mahdolliset muutokset loppulaskun syntyyn. 

Kirjoitimme hinnoittelusta erillisen blogin. Voit lukea sen täältä.